Автор: Lime.by

Источник: Lime.by

 

 

Самые распространенные мифы при организации мероприятия

 

Это одно из самых серьезных Клиентских заблуждений.

 

При организации мероприятия необходимо учитывать не только финансовые затраты, но и временные, и трудовые. Все эти затраты можно оптимизировать, если грамотно подойти к событию, а именно комплексно и профессионально.

 

Event-агентство, проводящее много различных типов мероприятий для разных компаний и с разными подрядчиками, способно лучшим способом оптимизировать бюджет мероприятия, договориться на более выгодные условия для Заказчика.

 

Персонал компании-Заказчика, выполняя свои непосредственные функции, будет более полезен на своих рабочих местах: организация мероприятия пройдет не в ущерб бизнесу Заказчика и личному времени сотрудников, ответственных за организацию.

 

Также персонал компании-Заказчика, не имея достаточного опыта, при организации специальных мероприятий может не учесть ряд нюансов, которые «выплывут в самый неожиданный момент» и негативно отразятся на общем эффекте от мероприятия — и будет уже не важно, что на первоначальном этапе экономия была очевидна.

 

 

Формула хорошего праздника никак не может сводиться только к подбору надлежащей шоу-программы, т.е. выступления артистов, хотя именно эта точка зрения, к сожалению, достаточно широко распространена не только среди заказчиков, но и среди «неправильных» агентств.

 

Организация мероприятия — это, прежде всего, интересная актуальная идея, под которую подбирается место проведения, определяется формат и пишется сценарий мероприятия, в котором шоу-программа является лишь одной из составляющих частей и должна надлежащим образом интегрироваться в центральную идею.

 

Затем начинается длительная череда организационных работ, направленных на то, чтобы на высоком уровне воплотить в жизнь все вышеперечисленное.

 

И в конечном итоге мероприятие — это и концепция, основное сообщение в купе с ее визуальным решением, это и пригласительные, и встреча гостей, и предусмотренный план рассадки и масса других, на первый взгляд мелких, деталей.

 

Если клиент так искренне считает, то переубедить его задача не только сложная, но и, в некоторых случаях, бесполезная.

 

Данный миф существует еще отчасти из-за «долгоиграющего» и менее очевидного эффекта мероприятия. Результат вложения в нематериальные ценности сложно оценить сразу, но это не значит, что эти мероприятия менее эффективны, в том числе и в смысле предстоящей коммерческой выгоды. Просто разные эффекты необходимо оценивать разными способами. Выбор способа зависит от цели, которую преследуют заказчики мероприятия.

 

 

Зачастую мероприятия организовываются внутренними силами коллектива Компании.

 

Парадокс заключается в том, что трудно сформировать мнение о работе с агентством и о качестве мероприятия, так и не дав шанса профессионалам и продолжая идти по пути «художественной самодеятельности и народного творчества».

 

Либо же, что еще более грустно, так думают фирмы, столкнувшиеся с агентствами определенного уровня, не способными предложить, организовать, реализовать полноценный праздник — «осадок остался», как говорится.

 

 

Да, но сначала их найдем, а еще проконтролируем их своевременный приезд, несколько раз позвоним и напомним, выясним, какие номера подойдут и как впишутся в общий ход мероприятия, возьмем на себя ответственность, если все окажется не так, как предполагалось, решим вопрос с формой оплаты — то есть сделаем все, чтобы на самом мероприятии суетиться, а не отдыхать.

 

А кто сказал, что у агентства цены на артистов выше. Многие агентства, являясь постоянными Заказчиками для артистов, работают с исполнителями по другим ценам, нежели конечные клиенты.

 

 

 

Да, к сожалению, «неправильные» агентства существуют и «портят жизнь» «правильным».

 

Такие агентства легко распознать по мероприятиям с вопиющими нарушениями не только законов жанра, но и обычного здравого смысла; по развлекательным программам, организованным вопреки всем правилам построения шоу; по презентациям, проведенным «тамадой».

 

Единственное решение и совет: будьте требовательными, изучите портфолио агентства. Отзывы компаний-Заказчиков также помогут сформировать Вам свое мнение, обращайте внимание на то, как выглядит, что говорит и обещает представитель агентства, как ведет себя в конфликтных ситуациях.

 

Внимание!!! Все остальные ошибки могут вытекать из ошибки № 1.

 

 

В таком случае вероятны «опасные шутки» со сцены, абсолютно лишние объятия с победителями, «низкосортное» и весьма сомнительное шоу.

 

Совет: предварительный просмотр арт-номеров, знакомство с ведущим.

 

И еще: важно понимать, что запрашиваемый гонорар соответствует уровню и востребованности артиста, а также зрелищности номера. Иногда разница в уровне не сопоставима разнице в цене.

 

 

Выбранная площадка должна соответствовать духу и формату мероприятия: вряд ли стоит организовывать проект, ориентированный на бизнес и предполагающий исключительно рабочую атмосферу, в ночном клубе. В первую очередь, помещение должно иметь удобное расположение и нужную вместимость. Следует учитывать, удобно ли гостям будет добираться до места проведения мероприятия, а также продумать наличие парковки и соответствие имиджа гостей и помещения.

 

 

Мероприятие не должно быть перегружено технологическими, креативными, информативными инновациями, половину из которых аудитория попросту не сможет понять.

 

 

При организации мероприятия в самом начале следует обозначать, кто отвечает за тот или иной фронт работ, чтобы далее избежать ситуации, когда из-за недоразумений Клиент-Исполнитель «страдает» конечный результат.

 

Очень хорошо, если практически все функции на этапе подготовки проекта выполняет агентство. В таком случае координировать всю деятельность намного проще.

 

 

Мероприятие должно дарить новые эмоции и впечатления, а не быть очередным «застольем» по схеме стол-торт-фейерверк. Отдача от такого «застолья» равна нулю и такое корпоративное мероприятие не выполняет свои задачи и является пустой тратой денег.

 

 

Важно определить бюджет, в рамках которого агентство может предлагать какие-либо решения. Это поможет не тратить время на обсуждение и разработку мероприятия, которое затем может быть отвергнуто из-за недостатка средств.

 

Существуют определенные сроки подготовки различного рода мероприятий, в которые входят решение череды организационных и административных вопросов. Разумное определение сроков поможет избежать ситуации, когда агентством осуществляется экстремальная подготовка к мероприятию за три дня с риском «провалить задание».